В производственном бизнесе кассовые разрывы часто возникают не потому, что нет продаж, а потому что деньги за уже отгруженное или согласованное не пришли вовремя. Дебиторка незаметно превращается в «чужие деньги, которыми кто-то пользуется вместо вас». Без регулярного контроля счета зависают, менеджеры не дожимают оплаты, бухгалтерия напоминает «для галочки», а руководство узнаёт о проблеме, когда уже нечем платить поставщикам и зарплаты под угрозой. Этот чек-лист вводит простой стандарт: каждый счёт имеет владельца, срок, план действий и правило эскалации. Эффект — ускорение поступления денег, снижение просрочек и управляемый денежный поток без новых клиентов и без роста выручки.
0) Привязка к бизнес-процессу финансы
| Поле | Значение |
|---|
| Бизнес-процесс | Финансы → Order-to-Cash (Счёт → Оплата) |
| Этап процесса | Контроль оплат → Работа с просрочкой → Эскалация |
1) Назначение чек листа Контроль дебиторской задолженности
| Поле | Значение |
|---|
| Цель | Обеспечить своевременную оплату счетов и снизить просрочки |
| Когда запускать | Ежедневно/еженедельно по реестру дебиторки |
| Владелец | Финансовый менеджер / бухгалтер + владелец клиента (продажи) |
| Участники | РОП, директор (эскалации), юрист (сложные случаи) |
| Частота | Минимум 1 раз в неделю + ежедневный контроль критичных |
| Время выполнения | 20–40 минут (в зависимости от объёма) |
2) Входы и ограничения
| Входы (что должно быть) | Ограничения (что нельзя нарушать) |
|---|
| Реестр счетов/дебиторки | Нельзя вести «в голове» или в переписках |
| Даты выставления и срок оплаты | У каждого счета должен быть срок |
| Ответственный по клиенту | У каждого счета есть владелец |
| Контакты плательщика | Эскалация по правилам, не хаотично |
3) Чек лист Контроль дебиторской задолженности
| № | Действие | Статус | Комментарий |
|---|
| 1 | Обновить реестр дебиторки (счета, суммы, сроки) | | |
| 2 | Разделить счета: не наступил срок / 1–7 дней просрочки / >7 / >30 | | |
| 3 | Назначить владельца по каждому счёту (кто “дожимает”) | | |
| 4 | Проверить: счёт получен, реквизиты верны, документы в порядке | | |
| 5 | По счетам до срока — подтвердить дату платежа | | |
| 6 | 1–7 дней просрочки — контакт с клиентом + новая дата | | |
| 7 | >7 дней — подключить РОП/руководителя, усилить коммуникацию | | |
| 8 | >30 дней — претензионный порядок/юрист по правилам компании | | |
| 9 | Зафиксировать результат контакта и следующую дату | | |
| 10 | Обновить статус в системе (оплачен/ожидается/проблема) | | |
4) Выход
| Поле | Значение |
|---|
| Результат | Актуальный реестр дебиторки с планом действий по каждому счёту |
| Где фиксируется | Таблица дебиторки / ERP / CRM |
| Кто утверждает | Финансовый ответственный / директор (по критичным) |
| Срок | По установленному ритму (ежедневно/еженедельно) |
5) Метрики контроля дебиторской задолженности
| Метрика | Как считаем | Цель | Период |
|---|
| Доля просроченной дебиторки | Просрочка / вся дебиторка | снижение | месяц |
| DSO (дни дебиторки) | Средний срок оплаты | снижение | месяц |
| Доля оплат “в срок” | Оплачено в срок / все счета | рост | месяц |
| Просрочка >30 дней | сумма/кол-во | снижение | месяц |
6) Эскалация и риски
| Ситуация | Что делаем | Кого подключаем |
|---|
| Клиент “кормит завтраками” | Фиксируем дату и последствия | РОП |
| Спор по документам | Срочно закрываем комплект документов | Бухгалтерия |
| Риск кассового разрыва | Приоритезируем взыскание, стоп отгрузок | Директор |
| Хроническая просрочка | Пересмотр условий оплаты | Продажи + финансы |
7) Типовые формы чек листа Контроль дебиторской задолженности
| Код формы | Название | Где в книге | Где используется |
|---|
| F01-F1 | Реестр дебиторской задолженности | Приложение | Еженедельный контроль |
| F01-F2 | Скрипт/шаблон напоминания об оплате | | |
Этот чек-лист возвращает контроль над дебиторкой и снижает риск кассовых разрывов.
Он вводит правило: у каждого счёта есть владелец, срок оплаты, план действий и понятная эскалация.
Счета перестают «висеть», менеджеры дожимают оплаты системно, а руководство видит проблему до того, как нечем платить.
Просрочек становится меньше, деньги приходят быстрее, денежный поток становится предсказуемым.
Рост достигается без новых клиентов — за счёт своевременного возврата ваших же денег.
